Przy szkodzie gradowej potrzebujesz czterech grup dokumentów: od klienta (dane auta, numer szkody, upoważnienie), z oględzin (ocena techniczna i zdjęcia), z wyceny (kosztorys i kosztorys zaakceptowany przez ubezpieczyciela) oraz z zakończenia naprawy (zdjęcia po naprawie, protokół odbioru, faktura). Najprościej zbierać je w jednej teczce przypisanej do zlecenia, etap po etapie, zamiast kompletować wszystko na końcu.

Dlaczego teczka szkody to nie formalność

Przy pojedynczym aucie brak jednego skanu to drobny kłopot. W sezonie gradowym, przy kilkudziesięciu otwartych zleceniach, ten sam brak oznacza telefon do klienta, opóźnione rozliczenie i sprawę, która wisi tygodniami.

Uporządkowana teczka daje Ci trzy rzeczy:

  • szybszą akceptację — ubezpieczyciel dostaje komplet za pierwszym razem, bez dosyłania;
  • ochronę przy sporze — masz dowód stanu auta przed naprawą i ustaleń z klientem;
  • ciągłość pracy — każdy w zespole znajdzie potrzebny plik, nawet jeśli sprawę prowadził ktoś inny.

Wymagania co do dokumentów różnią się między ubezpieczycielami i rodzajami polis. Traktuj poniższą listę jako punkt wyjścia i dopasuj ją do tego, czego realnie wymagają firmy, z którymi współpracujesz.

Etap 1: dokumenty od klienta przy przyjęciu auta

To, czego nie weźmiesz przy przyjęciu, będziesz potem zdobywać mailem i telefonem. Przy przyjęciu zbierz:

  1. Dane pojazdu — dowód rejestracyjny (kopia lub zdjęcie), numer VIN, numer rejestracyjny, przebieg.
  2. Dane właściciela i osoby kontaktowej — to nie zawsze ta sama osoba. Auto z leasingu albo firmowe ma właściciela, użytkownika i często jeszcze kogoś, kto odpowiada za kontakt w sprawie szkody.
  3. Numer szkody nadany przez ubezpieczyciela, jeśli klient już ją zgłosił, oraz dane polisy, z której jest likwidowana.
  4. Upoważnienie dla warsztatu, jeśli naprawa ma być rozliczona bezpośrednio z ubezpieczycielem. Jego forma zależy od ubezpieczyciela — sprawdź wymagany wzór.
  5. Zgody na kontakt — telefon i e-mail, na które klient chce dostawać informacje o naprawie.

Dobrą praktyką jest też krótki protokół przyjęcia: stan auta, zawartość, uszkodzenia niezwiązane z gradem (rysy, odpryski, wcześniejsze naprawy). To ostatnie oszczędza nieprzyjemnych rozmów przy odbiorze.

Etap 2: oględziny — ocena techniczna i zdjęcia

To serce teczki. Jeśli oględziny są niepełne, wszystko, co powstanie później, będzie łatwo podważyć.

Ocena techniczna powinna zawierać:

  • dane pojazdu i klienta;
  • listę uszkodzonych elementów (maska, dach, błotniki, drzwi, słupki, klapa itd.);
  • dla każdego elementu liczbę wgnieceń w przedziałach rozmiaru — do 40 mm, 41–70 mm i powyżej 70 mm;
  • materiał elementu (stal lub aluminium) i informację, czy element wymaga lakierowania;
  • uwagi technika, np. o dostępie od spodu, pęknięciach lakieru czy wcześniejszych naprawach.

Zdjęcia muszą pokazywać całe auto i każdy uszkodzony element osobno, z widocznymi wgnieceniami. O tym, jak je robić, żeby nikt ich nie podważył, piszemy w artykule jak fotografować szkodę gradową.

W WE-PDR ocenę robisz na telefonie przy aucie, a oględziny pojazdu od razu zamieniają się w ocenę techniczną w PDF ze zdjęciami, odkładaną do teczki zlecenia.

Etap 3: kosztorys i decyzja ubezpieczyciela

Na podstawie oględzin powstaje kosztorys naprawy. W teczce powinny się znaleźć:

  • kalkulacja naprawy — naprawa PDR, dopłaty za większe wgniecenia, aluminium i lakierowanie, demontaże, wymiany części, kwoty netto, VAT i brutto;
  • wartość pojazdu przyjęta do wyliczeń, jeśli liczysz relację kosztu naprawy do wartości auta;
  • korespondencja z ubezpieczycielem — co, kiedy i komu wysłano;
  • kosztorys zaakceptowany przez ubezpieczyciela albo jego decyzja: akceptacja pełna, częściowa, prośba o uzupełnienie, szkoda całkowita.

Pilnuj wersji. Kosztorys często zmienia się po rozmowie z likwidatorem albo po demontażu, gdy wychodzą ukryte uszkodzenia. Jeśli w teczce leżą trzy pliki „kosztorys”, za miesiąc nikt nie będzie wiedział, który obowiązuje. Osobna teczka na kosztorys zatwierdzony przez ubezpieczyciela rozwiązuje ten problem: tam trafia wyłącznie wersja, na której opiera się rozliczenie.

Etap 4: naprawa, odbiór i rozliczenie

Teczka nie kończy się na akceptacji. Po naprawie dołóż:

  1. Dokumenty części — zamówienia i faktury, jeśli były wymieniane elementy.
  2. Uzupełnienie kosztorysu, jeśli w trakcie naprawy wyszły dodatkowe uszkodzenia, wraz z decyzją ubezpieczyciela.
  3. Zdjęcia po naprawie — te same ujęcia co przed, żeby dało się porównać.
  4. Protokół odbioru podpisany przez klienta.
  5. Fakturę dla zleceniodawcy i potwierdzenie jej wysłania.

Zdjęcia „po” są niedoceniane. Gdy klient po kilku tygodniach zgłasza, że wgniecenie wróciło albo że go nie naprawiono, porównanie ujęć przed i po kończy dyskusję.

Jak zorganizować teczkę, żeby działała w zespole

Lista dokumentów to połowa sukcesu. Druga połowa to sposób ich przechowywania. Sprawdzają się proste zasady:

  • Jedna teczka na zlecenie, nie na klienta i nie na folder w telefonie technika.
  • Kategorie zamiast jednej kupki plików — osobno dokumenty klienta, dokumenty warsztatu, oceny techniczne, kosztorysy i kosztorys zatwierdzony przez ubezpieczyciela.
  • Dostęp według roli — dowód rejestracyjny czy dane osobowe klienta nie muszą być widoczne dla każdego technika.
  • Świadome potwierdzenie kompletu — ktoś odpowiedzialny zaznacza, że teczka jest kompletna. Sam fakt, że „coś tam leży”, niczego nie gwarantuje.
  • Wysyłka z jednego miejsca — żebyś wiedział, co poszło do ubezpieczyciela i kiedy.

W WE-PDR teczka szkody ma właśnie takie kategorie: dokumenty klienta, warsztatu, oceny techniczne, kosztorysy i „Zatwierdzony kosztorys przez TU”. Dokumenty generowane mają kolejne wersje, kompletność teczki potwierdza się ręcznie, a wybrane pliki wysyłasz ze zlecenia mailem z linkiem do galerii zdjęć. Szczegóły znajdziesz w opisie funkcji dokumenty PDF i wysyłka.

Najczęstsze braki w teczce szkody gradowej

Z praktyki warsztatowej najczęściej brakuje:

  • zdjęć poszczególnych elementów — są tylko ujęcia całego auta;
  • informacji o rozmiarze wgnieceń, a nie tylko o ich liczbie;
  • uszkodzeń niezwiązanych z gradem, opisanych przy przyjęciu;
  • jasnej informacji, która wersja kosztorysu została zaakceptowana;
  • zdjęć po naprawie.

Każdy z tych braków wychodzi zwykle w najmniej wygodnym momencie: przy rozliczeniu albo reklamacji. Jeśli chcesz zobaczyć, jak dokumenty łączą się z kolejnymi krokami sprawy, przeczytaj o likwidacji szkody gradowej z AC z perspektywy warsztatu.

Najczęstsze pytania

Jakie dokumenty są potrzebne do naprawy auta po gradzie z AC?
Zwykle: dane pojazdu i właściciela (dowód rejestracyjny), numer szkody nadany przez ubezpieczyciela, upoważnienie dla warsztatu, jeśli rozliczasz się bezgotówkowo, ocena techniczna ze zdjęciami i kosztorys. Dokładną listę wymagań sprawdź u ubezpieczyciela prowadzącego szkodę.

Co powinna zawierać ocena techniczna szkody gradowej?
Dane pojazdu i klienta, listę uszkodzonych elementów z liczbą i rozmiarem wgnieceń, informację o materiale i lakierowaniu, uwagi technika oraz zdjęcia. Dobrze, gdy ma też schemat karoserii z zaznaczonymi elementami.

Czy zdjęcia szkody muszą być w teczce, skoro jest ocena techniczna?
Tak. Ocena opisuje szkodę, a zdjęcia ją dowodzą. Przy rozbieżnościach z likwidatorem albo przy reklamacji to zdjęcia sprzed naprawy są najmocniejszym argumentem.

Jak sprawdzić, czy teczka szkody jest kompletna?
Porównaj ją z listą dokumentów wymaganych na danym etapie i świadomie potwierdź komplet. Sama obecność jednego pliku w teczce nie oznacza, że niczego nie brakuje.