Bei einem Hagelschaden brauchen Sie vier Gruppen von Unterlagen: vom Kunden (Fahrzeugdaten, Schadennummer, Vollmacht), aus der Besichtigung (technische Bewertung und Fotos), aus der Kalkulation (Kostenvoranschlag und vom Versicherer freigegebener Kostenvoranschlag) sowie zum Abschluss der Reparatur (Fotos nach der Reparatur, Übergabeprotokoll, Rechnung). Am einfachsten sammeln Sie alles in einer Schadenakte, die dem Auftrag zugeordnet ist – Phase für Phase, statt am Ende alles zusammenzusuchen.

Warum die Schadenakte keine Formsache ist

Bei einem einzelnen Fahrzeug ist ein fehlender Scan ein kleines Ärgernis. In der Hagelsaison, mit Dutzenden offenen Aufträgen, bedeutet derselbe fehlende Scan einen Anruf beim Kunden, eine verzögerte Abrechnung und einen Fall, der wochenlang liegen bleibt.

Eine gut geführte Schadenakte bringt Ihnen drei Dinge:

  • schnellere Freigabe – der Versicherer erhält die Unterlagen gleich beim ersten Mal vollständig, ohne Nachreichen;
  • Absicherung im Streitfall – Sie können den Zustand des Fahrzeugs vor der Reparatur und die Absprachen mit dem Kunden belegen;
  • reibungslose Zusammenarbeit – jeder im Team findet die benötigte Datei, auch wenn den Fall jemand anderes betreut hat.

Die Anforderungen an die Unterlagen unterscheiden sich je nach Versicherer und Vertragsart. Verstehen Sie die folgende Liste als Ausgangspunkt und passen Sie sie an das an, was die Versicherer, mit denen Sie zusammenarbeiten, tatsächlich verlangen.

Phase 1: Unterlagen vom Kunden bei der Fahrzeugannahme

Was Sie bei der Annahme nicht mitnehmen, müssen Sie später per E-Mail und Telefon nachfordern. Bei der Annahme sammeln Sie:

  1. Fahrzeugdaten – Fahrzeugschein (Kopie oder Foto), FIN (VIN), Kennzeichen, Kilometerstand.
  2. Daten des Halters und der Kontaktperson – das ist nicht immer dieselbe Person. Ein Leasing- oder Firmenfahrzeug hat einen Halter, einen Nutzer und oft noch jemanden, der für die Kommunikation zum Schaden zuständig ist.
  3. Die Schadennummer, die der Versicherer vergeben hat, falls der Kunde den Schaden bereits gemeldet hat, sowie die Daten der Police, über die er reguliert wird.
  4. Eine Vollmacht für die Werkstatt, wenn die Reparatur direkt mit dem Versicherer abgerechnet werden soll. Ihre Form hängt vom Versicherer ab – prüfen Sie, welches Formular verlangt wird.
  5. Einwilligung zur Kontaktaufnahme – Telefonnummer und E-Mail-Adresse, über die der Kunde Informationen zur Reparatur erhalten möchte.

Bewährt hat sich außerdem ein kurzes Annahmeprotokoll: Zustand des Fahrzeugs, Inhalt, Schäden, die nichts mit dem Hagel zu tun haben (Kratzer, Steinschläge, frühere Reparaturen). Gerade Letzteres erspart unangenehme Gespräche bei der Abholung.

Phase 2: Besichtigung – technische Bewertung und Fotos

Das ist das Herzstück der Schadenakte. Ist die Besichtigung lückenhaft, lässt sich alles, was danach entsteht, leicht anfechten.

Die technische Bewertung sollte Folgendes enthalten:

  • Fahrzeug- und Kundendaten;
  • eine Liste der beschädigten Teile (Motorhaube, Dach, Kotflügel, Türen, Säulen, Heckklappe usw.);
  • für jedes Teil die Anzahl der Dellen nach Größenklassen – bis 40 mm, 41–70 mm und über 70 mm;
  • das Material des Teils (Stahl oder Aluminium) und die Angabe, ob das Teil lackiert werden muss;
  • Anmerkungen des Technikers, z. B. zur Zugänglichkeit von innen, zu Lackrissen oder früheren Reparaturen.

Die Fotos müssen das gesamte Fahrzeug und jedes beschädigte Teil einzeln mit sichtbaren Dellen zeigen. Wie Sie sie so aufnehmen, dass niemand sie anzweifelt, lesen Sie im Artikel Hagelschaden richtig fotografieren.

In WE-PDR erstellen Sie die Bewertung direkt am Fahrzeug auf dem Smartphone, und die Fahrzeugbesichtigung wird sofort zur technischen Bewertung als PDF mit Fotos, die in der Schadenakte des Auftrags abgelegt wird.

Phase 3: Kostenvoranschlag und Entscheidung des Versicherers

Auf Grundlage der Besichtigung entsteht der Kostenvoranschlag für die Reparatur. In die Schadenakte gehören:

  • die Kalkulation der Reparatur – PDR-Reparatur, Zuschläge für größere Dellen, Aluminium und Lackierung, Demontagen, Teiletausch, Beträge netto, MwSt. und brutto;
  • der zugrunde gelegte Fahrzeugwert, wenn Sie das Verhältnis von Reparaturkosten zu Fahrzeugwert berechnen;
  • die Korrespondenz mit dem Versicherer – was wann an wen gesendet wurde;
  • der vom Versicherer freigegebene Kostenvoranschlag bzw. seine Entscheidung: vollständige Freigabe, Teilfreigabe, Bitte um Ergänzung, Totalschaden.

Achten Sie auf die Versionen. Der Kostenvoranschlag ändert sich häufig nach dem Gespräch mit dem Schadenregulierer oder nach der Demontage, wenn verdeckte Schäden zum Vorschein kommen. Liegen in der Akte drei Dateien namens „Kostenvoranschlag“, weiß in einem Monat niemand mehr, welche gilt. Ein eigener Ordner für den vom Versicherer freigegebenen Kostenvoranschlag löst dieses Problem: Dort landet ausschließlich die Version, auf der die Abrechnung beruht.

Phase 4: Reparatur, Abnahme und Abrechnung

Mit der Freigabe ist die Schadenakte nicht abgeschlossen. Nach der Reparatur ergänzen Sie:

  1. Teileunterlagen – Bestellungen und Rechnungen, falls Teile ausgetauscht wurden.
  2. Einen Nachtrag zum Kostenvoranschlag, falls während der Reparatur weitere Schäden aufgetaucht sind, zusammen mit der Entscheidung des Versicherers.
  3. Fotos nach der Reparatur – dieselben Perspektiven wie vorher, damit sich beides vergleichen lässt.
  4. Das Übergabeprotokoll, vom Kunden unterschrieben.
  5. Die Rechnung an den Auftraggeber und den Nachweis ihres Versands.

Fotos „danach“ werden unterschätzt. Wenn der Kunde nach einigen Wochen meldet, eine Delle sei zurückgekommen oder gar nicht repariert worden, beendet der Vergleich der Aufnahmen vorher und nachher die Diskussion.

So organisieren Sie die Schadenakte, damit sie im Team funktioniert

Die Liste der Unterlagen ist die halbe Miete. Die andere Hälfte ist die Art der Ablage. Bewährt haben sich einfache Regeln:

  • Eine Schadenakte pro Auftrag – nicht pro Kunde und nicht als Ordner auf dem Handy des Technikers.
  • Kategorien statt eines Dateistapels – getrennt nach Kundenunterlagen, Werkstattunterlagen, technischen Bewertungen, Kostenvoranschlägen und dem vom Versicherer freigegebenen Kostenvoranschlag.
  • Zugriff nach Rolle – Fahrzeugschein oder personenbezogene Daten des Kunden müssen nicht für jeden Techniker sichtbar sein.
  • Bewusste Bestätigung der Vollständigkeit – eine verantwortliche Person markiert die Akte als vollständig. Dass „irgendetwas drinliegt“, garantiert gar nichts.
  • Versand von einer zentralen Stelle – damit Sie wissen, was wann an den Versicherer gegangen ist.

In WE-PDR hat die Schadenakte genau diese Kategorien: Kundenunterlagen, Werkstattunterlagen, technische Bewertungen, Kostenvoranschläge und „Vom Versicherer freigegebener Kostenvoranschlag“. Generierte Dokumente werden versioniert, die Vollständigkeit der Akte wird manuell bestätigt, und ausgewählte Dateien versenden Sie direkt aus dem Auftrag per E-Mail – mit einem Link zur Fotogalerie. Details finden Sie in der Funktionsbeschreibung PDF-Dokumente und Versand.

Was in der Schadenakte bei Hagelschäden am häufigsten fehlt

Aus der Werkstattpraxis fehlen am häufigsten:

  • Fotos der einzelnen Teile – es gibt nur Aufnahmen des gesamten Fahrzeugs;
  • Angaben zur Größe der Dellen, nicht nur zu ihrer Anzahl;
  • bei der Annahme dokumentierte Schäden, die nichts mit dem Hagel zu tun haben;
  • eine eindeutige Angabe, welche Version des Kostenvoranschlags freigegeben wurde;
  • Fotos nach der Reparatur.

Jede dieser Lücken zeigt sich meist im ungünstigsten Moment: bei der Abrechnung oder bei einer Reklamation. Wenn Sie sehen möchten, wie die Unterlagen mit den weiteren Schritten des Falls zusammenhängen, lesen Sie über die Regulierung eines Hagelschadens über die Kasko aus Sicht der Werkstatt.

Häufige Fragen

Welche Unterlagen braucht man für die Reparatur eines Hagelschadens über die Kasko?
In der Regel: Fahrzeug- und Halterdaten (Fahrzeugschein), die vom Versicherer vergebene Schadennummer, eine Vollmacht für die Werkstatt, wenn direkt mit dem Versicherer abgerechnet wird, die technische Bewertung mit Fotos und der Kostenvoranschlag. Die genauen Anforderungen klären Sie mit dem Versicherer, der den Schaden bearbeitet.

Was sollte die technische Bewertung eines Hagelschadens enthalten?
Fahrzeug- und Kundendaten, eine Liste der beschädigten Teile mit Anzahl und Größe der Dellen, Angaben zu Material und Lackierung, Anmerkungen des Technikers sowie Fotos. Hilfreich ist außerdem ein Karosserieschema mit markierten Teilen.

Müssen Schadenfotos in die Schadenakte, wenn es schon eine technische Bewertung gibt?
Ja. Die Bewertung beschreibt den Schaden, die Fotos belegen ihn. Bei Abweichungen gegenüber dem Schadenregulierer oder bei einer Reklamation sind die Fotos vor der Reparatur Ihr stärkstes Argument.

Wie prüft man, ob die Schadenakte vollständig ist?
Gleichen Sie sie mit der Liste der Unterlagen ab, die in der jeweiligen Phase erforderlich sind, und bestätigen Sie die Vollständigkeit bewusst. Dass eine einzelne Datei in der Akte liegt, heißt noch nicht, dass nichts fehlt.